Avec cette prise en charge, qui passe par l’analyse des raisons des absences, nous replaçons l’humain au centre.
Le Groupe Assura est confronté depuis plusieurs années à la problématique des absences. Quels ont été les facteurs déclencheurs pour la mise en place d’un programme dédié à la prise en charge de ce problème ?
Il est important de noter que l’impulsion est venue de la Direction, qui a réelle- ment pris conscience du problème et décidé de se donner les moyens de le résoudre. Et cela non par la manière forte (licenciements), mais dans une démarche d’analyse, d’identification des causes, et de mise en place de processus et d’outils adaptés. Partant de là, la décision de recourir à un prestataire externe s’est faite tout naturellement. Nous avons donc contacté Ismat group, puis mis en place très rapidement un programme qui passe par trois volets : la gestion des absences et du climat de travail (par l’encadrement et avec le soutien des RH), la cartographie des absences grâce à l’outil Biings, et le suivi et l’accompagnement individuel des collaborateurs en partenariat avec la Clinique du Travail dans les cas d’absence de longue durée.
Comment ces trois volets ont-ils été concrètement mis en place ?
En termes logistiques, dans une structure comme la nôtre, un des défis était de pouvoir implémenter le programme au sein de tous les départements. Tous nos managers ont ainsi été formés du- rant plusieurs semaines à la gestion des absences et du climat au travail. Ils sont maintenant outillés pour aborder les absences, les identifier et faire remonter l’information aux RH pour qu’une prise en charge soit faite rapidement afin de comprendre le problème et de le ré- soudre (grâce aux entretiens individuels et à la formation/sensibilisation des managers à la problématique).
En plus de cette formation, en notre qualité de HR Business Partners, nous rencontrons tous les trois mois la Cli- nique du Travail afin de passer en revue l’ensemble des cas d’absence, et d’enclencher au besoin une prise en charge pilotée par la Clinique pour les collaborateurs en absence de longue durée principalement.
Enfin, l’outil Biings est utilisé quotidiennement par les managers, et leur permet de suivre les absences de leurs équipes et d’identifier ainsi les absences problématiques.
En tant que HR Business Partners, que vous apporte le « support » d’Ismat group – qu’il s’agisse des formations Ismat données aux managers, du suivi des absences avec la Clinique du Travail ou encore de l’outil Biings ?
En ce qui concerne la formation donnée aux cadres, celle-ci a réellement permis une détection des absences de collaborateurs par les managers, qui sont en première ligne auprès de leurs équipes. Désormais sensibilisés à la problématique, nous avons pu ainsi harmoniser les processus en mettant en place une systématique : après un certain nombre d’absences, le manager prévient les RH et nous nous chargeons ensuite du suivi du cas.
Puis la séance avec la Clinique – durant laquelle nous passons en revue les cas d’absence – nous permet aussi d’élargir notre vision sur les possibilités de prise en charge de certains collaborateurs en absence, d’être plus attentives à certaines situations, et, à l’inverse, de prendre du recul sur d’autres. Un partage qui permet de se sentir moins seules face à nos questionnements. Et avec cette prise en charge, qui passe par l’analyse des raisons des absences, nous replaçons l’humain au centre. Même si tous les cas ne peuvent être résolus de manière optimale, au moins chaque collaborateur aura fait l’objet de toute notre attention. Dans tous les cas, chaque situation est gérée, ne laissant plus planer le doute, ni la place à l’indifférence. Et rien que ça, c’est un pas de géant dans l’exercice de notre fonction et représente pour nous, professionnelles des RH, le plus beau résultat de cette collaboration avec Ismat.
