Enfin comprendre les données statistiques d’absence

Catégorie:

Depuis plus de 20 ans, Ismat conseille, audite, forme et accompagne les professionnels des RH dans des organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité (publics et privés).

Cet article, issu de notre longue expérience, sert de « guide expert » dans l’analyse des chiffres d’absence et propose des pistes d’interprétation.

La plateforme innovante de cartographie www.biings.com est basée sur les mêmes principes et convictions.

 

Convictions Ismat

Conviction Ismat N°1

Le taux d’absence d’une organisation reflète l’état d’un collectif de collaborateurs. En cela, l’absentéisme est un indicateur de performance RH au même titre que le turnover, le taux de non-conformité ou encore le taux de mobilité interne. Cet indicateur de la performance collective mesure indirectement la pénibilité du travail, la charge et l’engagement des personnes présentes.

Conviction Ismat N°2

La gestion des absents est avant tout la gestion des présents.

Conviction Ismat N°3

Le taux d’absence en % est moins important que le nombre et la récurrence des cas (chronicité préoccupante). En effet, en pourcentage global, 700 cas de 1 jour d’absence seront équivalent à 1 cas de 700 jours d’absence. Le seul pourcentage n’est donc pas suffisant pour faire une analyse de risques fiable et robuste.

Conviction Ismat N°4

On ne juge pas les absences, on le gère !

 

Indicateurs clé

  • 1% de taux d’absence est égal à 2.5 jours de manque à produire.
  • Pour compenser 10% d’absence dans une équipe de 10 collaborateurs il faut générer 1 heure de travail supplémentaire par collaborateur et par jour.
  • En moyenne, 15% des collaborateurs sont absents 4 fois ou plus durant les 12 derniers mois. Environ 2/3 d’entre eux n’auront plus d’absences répétées à la suite d’un entretien de bilan.
  • Pour une personne absente, 3 autres présentent les mêmes symptômes à leur poste de travail (présentéisme).
  • Le socle d’absences incompressibles d’une organisation est inférieur à 2%.

 

Données générales d’absence : 4 principes fondamentaux

Principe N°1 : Chronicité préoccupante

  • 4 absences sur 12 mois glissants représentent une situation atypique (moins de 15% des cas sur une courbe de Gauss) qu’il s’agit de surveiller.
  • La règle des entretiens de bilan dès 4 absences sur les 12 derniers mois découle de ce fait statistique et des recommandations de la révision de l’AI 2008.
  • Si ces cas atypiques représentent plus de 15% des collaborateurs absents, on peut considérer qu’il existe une problématique collective, liée au climat de travail.
  • 2/3 des cas atypiques sont normalement réglés après le 1er entretien de bilan, dans l’application des règles de non jugement, d’écoute, de considération et de verbalisation.

Principe N°2 : Absences primaires et secondaires

  • Un taux d’absence (primaire) supérieur à 5% engendre une charge de travail supplémentaire, répartie inéquitablement dans l’équipe.
  • Cette situation intenable sur le moyen et long terme fait subir aux collaborateurs présens des conditions de travail affectant leur santé (stress, rancœur, etc.) et déclenche des absences d’ordre secondaire.
  • Les coûts indirects sont exponentiels : désorganisation, fragilisation des collaborateurs, mobilisation des bons éléments sur les urgences, dégradation du climat de travail, etc.
  • Les obligations légales de l’employeur sur la protection des employés à leur poste de travail ne sont plus respectées.

Principe N°3 : 4 catégories d’absence de courte durée

  • Un taux d’absence se traite en 4 catégories de complexité généralement réparties comme suit : Gestion Facile = 60% / Gestion Difficile = 30% / Gestion Complexe = 8% + un socle incompressible d’environ 2%
  • Les absences de type « facile » sont intimement liées au climat de travail (démotivation, frustration, désengagement, routine, stress, etc.). C’est de la responsabilité des managers de les gérer.
  • Les absences de catégorie « difficile » et « complexes » sont gérées en collaboration avec les RH et les spécialistes santé.

Principe N°4 : Actions collectives et individuelles

  • Les taux d’absence de 1 à 30 jours se réduisent en priorité par des actions collectives et structurelles (Ex. : temps partiel, taille des équipes, flexibilité, etc.)
  • Les taux d’absence de 31 jours et plus, se gèrent en priorité par des actions de suivi individuel (Ex. : adaptation de postes, accompagnement au retour au travail, mobilité de carrière, etc.).
  • Dans les 2 cas, la répétition des évènements doit faire l’objet d’une analyse de risque de survenance. Un plan de gestion des risques RH en découle (application du droit suisse des entreprises 2008 en matière de gestion des risques).

 

Constats et recommandations « experts »

Utilisation du tableau de bord et des indicateurs d’absence

Ismat recommande de mettre un tableau de bord absences à disposition de l’ensemble de la voie hiérarchique, par entité. (voir www.biings.com)

Les mesures à mettre en œuvre doivent être, en priorité, de nature collective

  • Gestion de la charge en lien avec les priorités et les ressources
  • Adaptation des postes de travail en rapport à la pénibilité
  • Réduction des tâches répétitives et monotones 

Coûts indirects et absences de courte durée

Les absences de courte durée déclenchent des coûts indirects : désorganisation, ralentissement, surcharge pour les personnes présentes, erreurs, dégradation des relations interpersonnelles.

Coûts directs et absences de longue durée

Les coûts directs des absences est le plus élevé lors d’absences de longue durée. La quantité de celles-ci dépend de l’évolution des absences de 1 à 30 jours.  La réinsertion sera d’autant plus facilitée que la voie hiérarchique se mobilise pour des solutions de réadaptation.

Indicateur des absences de 1 à 3 jours 

Le meilleur prédicteur de développement des absences est l’absence de catégorie (1 à 3 jours). Cette catégorie est la plus sensible au climat d’entreprise et la plus volatile. Dans cette catégorie, un nombre de cas inférieur au nombre total de collaborateur peut témoigner d’une bonne santé d’entreprise, au niveau charge et rôle.

Absences de courte durée répétitives

15% des absences de courte durée sont de nature répétitive et déclenchent un 1er entretien de bilan par la ligne hiérarchique. 1400 cas de courte durée représentent autant d’annonces, de remplacements au pied levé, de priorités à redéfinir, d’heures supplémentaires et de dysfonctionnements.

Développement des absences de longue durée

Les absences de plus de 3 mois présentent 65% de risque de se transformer en absences de 3 à 9 mois. Les absences de plus de 9 mois présentent 90% de risque de se transformer en absences de catégorie de 9 mois à 730 jours.

 

Pour aller plus loin…

Plus d’infos sur la cartographie du climat social sur www.biings.com

 

 

Nos dernières ressources

A lire et à relire