En cas d’absence non-planifiée, le collaborateur respectera le règlement du personnel en terme de gestion des absences.
Il s’annoncera en personne, par téléphone, auprès de son supérieur direct (N+1). Les annonces par sms, messageries électroniques, réseaux sociaux, WhatsApp, e-mail ou par des tiers ne seront pas acceptées.
Voici nos conseils au manager pour réussir un appel téléphonique avec le collaborateur absent.
Lors de la première annonce d’absence
- Réserver un accueil bienveillant et sans jugement
- Avoir de la compréhension, rester humain, ne montrer aucune suspicion ni de doute quant au motif
- Ne pas poser de questions médicales et respecter la sphère privée
- Demander s’il peut revenir travailler l’après-midi, en seconde partie de journée
- S’enquérir de la date prévue de reprise afin d’organiser les ressources
- Se renseigner sur les tâches en cours, à distribuer au reste de l’équipe
- Terminer l’appel par une date et une heure de rendez-vous téléphonique à l’initiative du collaborateur
Lors du suivi de l’absence
- Remercier le collaborateur d’avoir rappelé dans les délais convenus
- Demander le délai de repos et la date de retour
- Vérifier si les questions administratives sont réglées (certificat médical, renouvellement, déclaration, etc.)
- Convenir d’un intervalle régulier pour les appels suivants, à l’initiative du collaborateur
- S’enquérir des améliorations de santé et les souligner
- Demander quelles informations peuvent être communiquées à l’équipe
- Respecter la sphère privée
